Τι δουλειές, πώς και σε ποιο πρόσωπο να αναθέσετε, όταν δεν γίνεται να τα κάνετε όλα μόνος στο γραφείο

Όσο καλός επιχειρηματίας, διευθυντής ή προϊστάμενος κι αν είστε, υπάρχει ένα όριο στο πόσα πράγματα μπορείτε να πετύχετε μόνος. Και, για να πηγαίνουν τα πράγματα ακόμη καλύτερα στο γραφείο, αυτό το όριο πρέπει να το βρείτε και να μην προσπαθήσετε να το ξεπεράσετε. Η λύση είναι μόνο μια: Αναθέσεις. Ένα από τα πιο μεγάλα μυστικά της συνταγής ενός επιτυχημένου επαγγελματία είναι να ξέρει πότε να δώσει και τι να δώσει σε ποιον υπάλληλό του.

Πολλοί είναι αυτοί που κάνουν το λάθος να μην έχουν εμπιστοσύνη στα κατώτερα στελέχη τους ή να φοβούνται πως κάποιο από αυτά, αν είναι άξιο και αναλάβει πολλές ευθύνες, θα τούς ροκανίσει την καρέκλα. Αυτό είναι τεράστιο λάθος. Εκτός κι αν ο σκεπτόμενος όλα αυτά δεν είναι ο ίδιος άξιος και το μόνο που προσπαθεί να κάνει είναι να αγκιστρωθεί στην θέση του. Υπό την παρούσα κρίση και τις δυσκολίες σε όλες τις δουλειές, πόσο καιρό πιστεύετε ότι θα συνεχίσει να το κάνει;

Τι δουλειές να αναθέσω;
Η απάντηση σ' αυτήν την απορία είναι συνήθως η απάντηση σε μια ακόμη πιο σημαντική ερώτηση: Υπάρχει κάτι στην δουλειά σας που μπορεί να γίνει καλύτερα από κάποιον άλλον; Μην βιαστείτε να απαντήσετε εγωιστικά και αλαζονικά "όχι". Σίγουρα υπάρχει κάτι που δεν γουστάρετε καθόλου να το κάνετε. Αν αυτό, για παράδειγμα, σάς χαλάει τόσο την διάθεση ώστε να παραμελείτε άλλα σας καθήκοντα, καλό είναι να το ξεφορτωθείτε. Βρείτε κι άλλες τέτοιες δουλειές και διώξτε τις από πάνω σας. Ιδανικά θα αναθέσετε σε άλλους τις εξής εργασίες:

• Αυτές στις οποίες κάποιος άλλος είναι καλύτερος από εσάς
• Αυτές, οι οποίες δεν είναι και τόσο δύσκολες, αλλά πρέπει να γίνουν άμεσα και κάποιος άλλος μπορεί να τις κάνει πιο γρήγορα από εσάς.
• Αυτές που σάς στερούν πολύτιμο χρόνο και ευκαιρίες για μελέτη και σκέψη πάνω σε νέα projects και στρατηγικές.
• Αυτές οι οποίες θα κοστίζουν πολύ λιγότερο αν δοθούν σε άλλον. (Μπορεί π.χ. να έχετε μια συνεργασία με μια εταιρεία σε ξένη χώρα και να κάνετε μόνος σας όλες τις επαφές και τις συμφωνίες, ταξιδεύοντας εκεί 2-3 φορές το μήνα. Ίσως αν ανοίγατε ένα τοπικό γραφείο με έναν υπάλληλο, να σάς συνέφερε περισσότερο).

Σε ποιον να τις αναθέσω;
Ήδη από τα παραπάνω, έχετε δώσει κάποιες απαντήσεις σε αυτό το ερώτημα. Στον καλύτερο, γρηγορότερο, βολικότερο, φθηνότερο συνεργάτη, αναλόγως της δουλειάς και του τι θέλετε να κερδίσετε. Θα πρέπει, βέβαια, να ψυχολογήσετε τους υπαλλήλους ή τους υφισταμένους σας. Δεν κάνουν όλοι για όλες τις δουλειές, ακόμη κι αν έχουν τα τυπικά προσόντα. Αν κάνετε λάθος ανάθεση, θα βρεθείτε πάλι στο σημείο μηδέν, να παρεμβαίνετε συνέχεια και τελικά να ξαναπαίρνετε όλη την δουλειά πάνω σας.

Το ότι κάποιος είναι ψηλά στην ιεραρχία δεν σημαίνει ότι πρέπει με το ζόρι να πάρει μια δουλειά που θεωρείτε σημαντική, αν δεν είναι κάτι που θα το κάνει με χαρά και με ευκολία. Το πιο πιθανό είναι να αρχίσει να το βλέπει κι αυτός σαν αγγαρεία. Σε καμμία περίπτωση δεν το θέλετε αυτό. Είναι προτιμότερο να νιώσει για λίγο στην αρχή ότι τον προσπερνάτε, αλλά να καταλάβει στην πορεία ότι εσείς τον χρειάζεστε γι' αυτό που κάνει στην εταιρεία και ότι δίνοντάς του και την πρόσθετη δουλειά που ταλαιπωρούσε εσάς, απλά θα τού κόβατε χρόνο και ποιότητα από αυτό στο οποίο είναι ήδη άριστος.

Πώς θα τις αναθέσω;
Εδώ είναι το πιο δύσκολο σημείο από όλα. Δεν γίνεται να περιμένετε ο υπάλληλός σας από την πρώτη μέρα να τα κάνει όλα τόσο τέλεια όσο εσείς. Όσο πιο ξεκάθαρα τού εξηγήσετε τι κάνετε και τι περιμένετε από αυτόν να κάνει, τόσο πιο σύντομα θα έλθει στο επίπεδό σας και -γιατί όχι- θα σας ξεπεράσει.

• Εξηγήστε του σαφέστετα τι θέλετε να κάνει.
• Δώστε του όλα τα εργαλεία που θα χρειαστεί. Ακόμη και όσα εσείς ίσως δεν θεωρούσατε και τόσο χρήσιμα. Μπορεί να αναπτύξει δικό του τρόπο εργασίας.
• Μεταφέρετέ του τις αρχές σας και τις αξίες σας επί του θέματος που τού αναθέτετε.
• Δώστε του ένα έξτρα μπόνους, αν χρειάζεται, σαν κίνητρο για να πέσει με τα μούτρα στο νέο του καθήκον.
• Δώστε του μια σαφή χρονική προθεσμία για την παράδοση του έργου, αν πρόκειται για κάτι που θα γίνει μια φορά μόνο.
• Εξηγήστε του ότι δεν το κάνει "για την ψυχή της μάνας του", αλλά ότι η συμβολή του είναι καίρια για το μέλλον της εταιρείας.

Πείτε του ότι μπορεί να σας συμβουλεύεται, αν κολλήσει κάπου. Αλλά, προς Θεού, μην πηγαίνετε συνεχώς από πάνω του για να δείτε τι ακριβώς κάνει. Αφήστε τον μόνο του. Δεν τού αναθέσατε τη δουλειά για να το παίζετε έξυπνος ότι υπάρχει και καλύτερος τρόπος για να γίνει. Του την αναθέσατε για να σταματήσετε να την σκέφτεστε και να χάνετε πολύτιμο χρόνο από άλλες σας εργασίες. Σιγά σιγά, θα βρει τον τρόπο του και θα την κάνει εξίσου καλά με εσάς, αν έχετε επιλέξει το σωστό άτομο. Εξ άλλου, τού είπατε σαφώς ότι αν έχει κάποιο πρόβλημα, πρέπει να έλθει να σάς ρωτήσει. Αν έχει πρόβλημα και δεν το κάνει, δυστυχώς διαλέξατε τον λάθος υπάλληλο. Οπότε ξαναγυρίστε στο 2ο βήμα και ξαναδιαβάστε καλά τι γράφαμε εκεί!