Ένας προσωπικός βοηθός για όσους επαγγελματίες δεν έχουν γραμματέα…και όχι μόνο!
Για μία μικρή επιχείρηση με ένα ή δύο υπαλλήλους ή έναν ελεύθερο επαγγελματία η ύπαρξη ενός ανθρώπου που θα αναλάβει τη γραμματειακή υποστήριξη της επιχείρησης –στην πρώτη περίπτωση - ή ενός προσωπικού βοηθού - στη δεύτερη - αποτελεί μεν μία ανάγκη αλλά ταυτόχρονα δεν υπάρχει η δυνατότητα για μία τέτοια πρόσληψη τόσο για λόγους κόστους όσο και για λόγους εύρυθμης λειτουργίας.
Λύσεις, όμως, υπάρχουν, και η απάντηση στο συγκεκριμένο πρόβλημα μπορεί να είναι μία καινοτόμα υπηρεσία που αξιοποιεί και τις ψηφιακές τεχνολογίες. Όπως συμβαίνει με το COSMOTE Office Assistant, τη νέα υπηρεσία της COSMOTE που προσφέρει γραμματειακή υποστήριξη από απόσταση με προσιτό κόστος και αρκετές δυνατότητες που βοηθούν στην αύξηση της παραγωγικότητας.
Πρακτικά, με το COSMOTE Office Assistant, ένας ελεύθερος επαγγελματίας ή μία ατομική επιχείρηση αποκτά έναν βοηθό που από απόσταση εξυπηρετεί τους πελάτες και τους συνεργάτες, ακόμη και όταν ο ίδιος ο επαγγελματίας ή το στέλεχος της επιχείρησης δεν είναι διαθέσιμος/η. Για παράδειγμα, μπορεί να οργανώνει τα ραντεβού του/της, να απαντά σε τηλεφωνικές κλήσεις όταν είναι σε κάποιο ραντεβού, συνάντηση ή ακόμη και σε διακοπές. Το αποτέλεσμα είναι βελτίωση της εμπειρίας των πελατών, καλύτερη οργάνωση και λειτουργία της επιχείρησης, σημαντική ενίσχυση της παραγωγικότητας. Όσον αφορά στο κόστος της συγκεκριμένης υπηρεσίας κινείται σε χαμηλά επίπεδα - δεδομένων κιόλας των ωφελειών που υπάρχουν - καθώς οι επαγγελματίες αποκτούν τη δική τους εξατομικευμένη γραμματεία από απόσταση, με κόστος που ξεκινά από 59,90 ευρώ το μήνα.
Αξίζει να σημειωθεί δε ότι η υπηρεσία παρέχεται σε συνεργασία με την COSMOTE e-value, η οποία με την άρτια οργανωμένη και στελεχωμένη με αυστηρά κριτήρια ομάδα της, είναι σε θέση να διαχειρίζεται με επαγγελματισμό τις κλήσεις και τα ραντεβού, σύμφωνα με τους κανόνες και τον τρόπο που ορίζει ο κάθε επαγγελματίας.
Κατ’ αρχήν, το COSMOTE Office Assistant προσφέρει τη δυνατότητα για διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων και των ραντεβού όταν δεν είναι σε θέση να το κάνουν οι επαγγελματίες λόγω φόρτου εργασίας, εξωτερικών ραντεβού ή διακοπών. Και μάλιστα, η γραμματειακή υποστήριξη παρέχεται τόσο στην ελληνική όσο και στην αγγλική γλώσσα.
Ένα σημείο που αξίζει επισήμανσης είναι πως η εκτροπή του σταθερού ή/και του κινητού τηλεφώνου γίνεται τις ώρες που το επιθυμούν οι επαγγελματίες, οι οποίοι γνωρίζουν ότι ένας συνεργάτης θα είναι εκεί για να επικοινωνεί με τους πελάτες και τους συνεργάτες τους ανά πάσα στιγμή. Και θα μπορεί να ανταποκριθεί ακόμη και αν ο αριθμός των κλήσεων είναι μεγάλος.
Όπως είναι προφανές, υπάρχει άμεση και τακτική ενημέρωση για τις κλήσεις και τα ραντεβού, ενώ επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα για διευρυμένο ωράριο εξυπηρέτησης των πελατών πέραν του ωραρίου της επιχείρησης. Κάτι που σημαίνει ότι ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να πάρει και μία ανάσα όταν τη χρειαστεί χωρίς να χρειάζεται να έχει το νου του διαρκώς στο κινητό τηλέφωνο του μήπως και χάσει κάποια σημαντική επαγγελματική κλήση. Πολύ πιο σημαντικό δε ότι μπορεί να κάνει ακόμη και διακοπές.
Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι οι επαγγελματίες μπορούν - όταν αυτό απαιτείται - να επικεντρωθούν στη δουλειά τους και να ασχοληθούν με τις κλήσεις, τα ραντεβού και τα μηνύματα τους όταν έχουν χρόνο ή όταν είναι διαθέσιμος ο εξειδικευμένος υπάλληλος τους.
Μία πολύ σημαντική δυνατότητα είναι επίσης η πραγματοποίηση εξερχόμενων κλήσεων εκ μέρους του επαγγελματία. Μάλιστα, μέσω του COSMOTE Office Assistant μπορεί να γίνει μαζική επικοινωνία με outbound calls (π.χ. να καλέσει κάποιος τους πελάτες του για να τους ενημερώσει για μια προσφορά, μια εκδήλωση κ.ά.).
Πρακτικά, με το COSMOTE Office Assistant ένας επαγγελματίας ή μία μικρή επιχείρηση μπορεί να ζητήσει να έχει και διεκπεραίωση καθημερινών εργασιών όπως είναι κλήση ταξί και η αποστολή αλλληλογραφίας και δεμάτων με courier.
Το επίπεδο των υπηρεσιών είναι τέτοιο που το COSMOTE Office Assistant απευθύνεται και σε επιχειρήσεις, που ενώ έχουν γραμματεία, χρειάζονται επιπλέον ώρες, έναν άνθρωπο να απαντά σε κλήσεις ώρες που δεν λειτουργεί η φυσική γραμματέας τους ή όταν ο όγκος των τηλεφωνημάτων είναι τέτοιος που η φυσική γραμματέας δεν προλαβαίνει. Και σε αυτήν την περίπτωση, το COSMOTE Office Assistant μπορεί να δώσει σημαντικές λύσεις.
